Szanowni Państwo!
W naszej działalności przywiązujemy bardzo dużą wagę do ochrony Państwa prywatności. Dane osobowe, które nam powierzacie są niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, w tym oferowania Państwu naszych produktów i świadczenia usług. Bez nich byłoby to niemożliwe. Mając tego świadomość dopełniamy najwyższej staranności, by zapewnić przetwarzanym danym całkowitą poufność i bezpieczeństwo, przestrzegając przepisów obowiązującego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”).
Spełniając obowiązek informacyjny wobec Państwa, wynikający z RODO, uprzejmie informujemy jak poniżej:
Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?
Administratorem Państwa danych osobowych jest RESPECT ENERGY HOLDING spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie, przy ul. Ludwika Rydygiera 8, 01-793 Warszawa (zwana dalej „RESPECT ENERGY” lub „ADMINISTRATOREM”), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000651850, NIP: 9522154698, REGON: 366078501. Jako Administrator, zgodnie z przepisami, ponosimy pełną odpowiedzialność za ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych, które nam powierzacie lub które pozyskujemy z innych źródeł, zgodnie z RODO.
W Grupie RESPECT ENERGY (Grupa RE), w której RESPECT ENERGY HOLDING S.A. jest podmiotem dominującym w świetle przepisów Kodeksu spółek handlowych, system bezpieczeństwa danych osobowych jest zdecentralizowany. Oznacza to że każda ze spółek wchodzących w skład Grupy RE jest odrębnym administratorem przetwarzanych przez siebie danych osobowych.
Z kim możecie Państwo kontaktować się w sprawach ochrony danych osobowych – Inspektor Ochrony Danych (IOD)?
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zadania IOD w RESPECT ENERGY wykonuje Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Informacji. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych możecie Państwo uzyskać z nim kontakt poprzez adres mail: pbi@respect.energy lub telefonicznie: +48 512305151, a także listownie na adres RESPECT ENERGY, jak podano w punkcie wyżej.
Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
RESPECT ENERGY przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie RODO, przepisów krajowych w tym zakresie, a także własnej polityki ochrony danych osobowych.
Przetwarzanie dane osobowych odbywa się w zgodności z podstawami prawnymi opisanymi w RODO, tj.:
W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe?
RESPECT ENERGY przetwarza Państwa dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w celu:
W jakim zakresie przetwarzamy Państwa dane osobowe (kategorie danych i czynności przetwarzania)?
RESPECT ENERGY przetwarza przede wszystkim Państwa dane, jako Klientów i Partnerów (w tym Dostawców), a także Pracowników i Współpracowników oraz Kandydatów do zatrudnienia w spółkach Grupy RESPECT ENERGY, w zakresie pozwalającym nawiązać współpracę oraz zrealizować zawarte umowy. I tak przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:
Naszych Klientów/ potencjalnych Klientów:
Wszelkie informacje i oferty o charakterze handlowym przestawiamy wyłącznie za Państwa zgodą, z poszanowaniem przepisów ustawy oświadczeniu usług droga elektroniczną.
Naszych Partnerów/ Dostawców/ Wytwórców:
Naszych potencjalnych Pracowników i Współpracowników (kandydatów do pracy/ współpracy):
Naszych Pracowników i Współpracowników (osób zatrudnionych w spółkach Grupy RE):
Aktywność biznesowa RESPECT ENERGY wymaga zawierania wielu umów o różnorodnym przedmiocie i uwarunkowaniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W takich przypadkach stosowane są odrębne klauzule informacyjne, odpowiadające specyfice przedmiotu umów i właściwym dla nich warunkom przetwarzania. Najczęściej przetwarzane są wtedy dane osób reprezentujących strony umów oraz osób odpowiedzialnych za ich realizację. Niezbędne jest wtedy przetwarzanie następujących kategorii danych:
Zakres czynności przetwarzania danych obejmuje w większości przypadków:
Czynności przetwarzania są realizowane przez przeszkolonych i upoważnionych pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzając dane osobowe – na podstawie pisemnych upoważnień oraz umów/ klauzul powierzenia przetwarzania.
W jakim okresie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?
Dane osobowe w związku z zawartymi umowami z Klientami, Partnerami oraz Współpracownikami), są przetwarzane w całym okresie świadczenia usług. Przetwarzamy je również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy przez 5 lat, licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a tym samym od początku roku następującego po roku obrotowym w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.
W celu zapewnienia możliwości dochodzenia roszczeń w związku z realizowanymi usługami dane osobowe przetwarzamy przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej przez RESPECT ENERGY działalności gospodarczej, określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. Jest to związane przede wszystkim z okresami procedowania spraw przed sądami powszechnymi.
W przypadku pracowników RESPECT ENERGY, dane gromadzone w teczkach personalnych są przechowywane przez 50 lub 10 lat licząc od roku zakończenia pracy w archiwum zakładowym a następnie w archiwum państwowym – zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Dane dotyczące ubezpieczeń społecznych przechowujemy przez 10 pełnych lat licząc od roku zakończenia zatrudnienia.
Dane dotyczące rozliczeń finansowych z tytułu pracy są przechowywane przez 5 pełnych lat licząc od roku zatwierdzenia sprawozdań finansowych.
Dane kandydatów do pracy przetwarzamy przez okres trwania postępowania rekrutacyjnego, w związku z którym dane są przetwarzane, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy licząc od dnia rozpoczęcia postępowania.
O terminach przetwarzania danych osobowych w przypadku Pracowników, Współpracowników i Kandydatów do pracy w spółkach Grupy RE informujemy w odrębnych klauzulach.
Jakie prawa macie Państwo w związku z przetwarzaniem danych osobowych?
W związku z przetwarzaniem przez RESPECT ENERGY danych osobowych macie Państwo prawo do:
Żądanie usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych dotyczy wyłącznie kategorii danych przetwarzanych za Państwa zgodą. Spełnienie tego żądania może się jednak wiązać z utratą korzyści wynikającej z polityk upustów lub udziału w przedsięwzięciach marketingowych i akcjach promocyjnych, stąd też zawsze warto taką decyzję przemyśleć.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Informujemy, że jeśli z uzasadnionych powodów uznacie Państwo, że przetwarzanie przez RESPECT ENERGY powierzonych danych osobowych narusza postanowienia RODO macie Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego. Jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Adres Urzędu: ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.
Jako Administrator danych wdrożyliśmy RODO do naszego systemu zarzadzania, który doskonalimy w oparciu o nowe doświadczenia, w relacjach z Państwem. Zatem zawsze będziemy wdzięczni za wskazanie nam potencjalnych nieprawidłowości, czy odmiennych opinii w związku z przetwarzaniem Państwa danych. Będą to obszary, których doskonalenie potraktujemy priorytetowo.
Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych?
Obowiązek podania danych osobowych dotyczy zawarcia umowy oraz jej realizacji. Wynika z przepisów prawa, w celach i w zakresie, które opisano w punkcie 3 powyżej.
Niepodanie danych jest prawem osoby fizycznej, jednak uniemożliwi zawarcie i realizację umowy, a tym samym skorzystanie przez Państwo z oferty naszych produktów i usług lub podjęcia zatrudnienia.
Czy dane osobowe będą przekazywane innym podmiotom (odbiorcom, podmiotom przetwarzającym)?
RESPECT ENERGY może przekazać przetwarzane dane osobowe instytucjom i organom państwowym do tego uprawnionym na podstawie ustaw specjalnych, w okresie przetwarzania (tj. urzędy skarbowe, organy kontroli skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy, Policja i inne służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo publiczne, sądy).
Dane osobowe zawarte w umowach lub udostępniane przez Klientów, Partnerów, Pracowników i Współpracowników są przetwarzane przez inne podmioty Grupy RE:
Przetwarzanie odbywa się na mocy umów powierzenia przetwarzania sporządzonych zgodnie z przepisami RODO i uwzględniającymi prawa osób fizycznych oraz zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych.
RESPECT ENERGY nie będzie przekazywać Państwa danych osobowych innym podmiotom. W przypadku wystąpienia takiej potrzeby osoby fizyczne są informowane o takim ujawnieniu.
RESPECT ENERGY może przekazać dane osobowe innym osobom wyłącznie na Państwa życzenie i za udzieloną zgodą.
RESPECT ENERGY generalnie nie będzie przekazywać danych osobowych poza obszar Unii Europejskiej, ani osobom spoza tego obszaru. Aktualnie dane osobowe nie są przekazywane odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wyjątek stanowią dane Pracowników i Współpracowników zaangażowanych bezpośrednio w wykonanie obowiązków związanych z ESG (Environmetal-Social-Governance) oraz internacjonalizacją działalności Grupy RE.
Czy i jak wykorzystujemy pliki cookie?
RESPECT ENERGY wykorzystuje pliki cookie. To decyzja, którą Zarząd Spółki długo rozważał analizując korzyści marketingowe wynikające z wyjścia naprzeciwko Państwa potrzebom i oczekiwaniom oraz potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Z uwagi na minimalny poziom czynników negatywnych przy ewidentnych korzyściach w komunikacji z Państwem podjęto decyzje o stosowaniu plików cookie, zwłaszcza, że ostateczna decyzja o ich wyłączeniu pozostaje w Państwa rękach.
a. Co to są i czemu służą pliki cookie („ciasteczka”)
Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) są to dane informatyczne, a w szczególności pliki tekstowe. Zawierają one zwykle nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Dane te są przechowywane na Państwa urządzeniu końcowym w czasie, gdy korzystacie ze strony internetowej. Służą one do personalizowania wyświetlanych stron, obsługę logowania i innych operacji dokonywanych na stronie internetowej, obsługę reklam, a także monitorowanie aktywności użytkowników na stronie. W konsekwencji pozwala to stale instytucjom i firmom pracować nad poprawą jakości udostępnianych informacji.
Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookie w urządzeniu końcowym. Pliki cookie są powszechnie stosowane przez podmioty komunikujące się poprzez stosowanie serwisów internetowych.
b. W jakim celu stosujemy „ciasteczka”?
Pliki cookie pozwalają nam na:
Pliki cookie zapisywane przez naszą stronę internetową nie zapisują i nie gromadzą żadnych Państwa danych osobowych i nie mogą posłużyć do identyfikacji Państwa jako użytkowników strony.
c. W jakim czasie plik cookie pozostaje na Państwa urządzeniu?
O tym, jak długo plik cookie pozostanie na Państwa urządzeniu zależy od typu pliku. Stosowane w praktyce pliki to:
d. Wykorzystywane są przy tym takie rodzaje plików cookie jak:
e. Czy i w jaki sposób możecie Państwo kontrolować pliki cookie oraz decydować o ich stosowaniu?
Decyzja o stosowaniu plików cookie ostatecznie należy do Państwa.
Państwo, przeglądając strony internetowe RESPECT ENERGY możecie samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do swojego urządzenia. Zmiany ustawień możecie dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym zamieszczeniu plików cookie na urządzeniu.
Jeśli chcecie Państwo ograniczyć lub zablokować pliki cookie, możecie to zrobić za pomocą ustawień przeglądarki na urządzeniu końcowym, z którego korzystacie. W każdej przeglądarce występuje sekcja „POMOC”, w której znajdziecie informacje, jak wyłączyć i skasować pliki cookie. Poniżej zamieszczamy linki do instrukcji zarządzania plikami cookie dla wybranych przeglądarek internetowych:
Chrome http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
Internet Explorer http://support.microsoft.com/kb/196955/pl
Firefox http://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
Opera http://help.opera.com/Windows/8.0/pl/cookies.html
Podejmując decyzję w sprawie stosowania plików cookie trzeba jednak pamiętać, że zablokowanie możliwości zapisywania plików cookie może spowodować utrudnienia lub brak działania niektórych funkcji strony internetowej.
