Zgłoszenie reklamacji dotyczącej energii elektrycznej lub faktury wymaga złożenia oficjalnego wniosku pisemnego przez formularz eBOK, wysłania wiadomości e-mail na dedykowany adres sprzedawcy lub złożenia dokumentu w placówce Operatora Systemu Dystrybucyjnego (OSD). Prawidłowe zakwalifikowanie zgłoszenia oraz zachowanie terminów formalnych jest kluczowe dla skutecznego wstrzymania ewentualnych windykacji.
- Adresat zgłoszenia spornego: Reklamacje cenowe, błędy w stawkach za megawatogodzinę (MWh) czy nieprawidłowości na rachunku handlowym firma kieruje do Respect Energy. Reklamacje techniczne, dotyczące błędnych odczytów licznika lub przerw w zasilaniu, składa się bezpośrednio do OSD.
- Ustawowe terminy rozpatrzenia: Zgodnie z polskim Prawem Energetycznym, przedsiębiorstwo energetyczne ma obowiązek rozpatrzyć reklamację w ciągu 14 dni od dnia jej złożenia. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza automatyczne uznanie roszczeń firmy za zasadne.
- Obowiązek uregulowania płatności: Złożenie reklamacji nie zwalnia automatycznie firmy z obowiązku terminowego opłacenia kwoty z faktury. Aby uniknąć odsetek, dział finansowy (CFO) powinien uregulować rachunek, a po wygranej reklamacji sprzedawca dokona korekty i zwrotu nadpłaty.
- Metryka dokumentacji spornej: Wniosek reklamacyjny musi zawierać dokładne dane rejestrowe firmy, numer ustrukturyzowanej faktury z systemu KSeF, unikalny identyfikator Punktu Poboru Energii (PPE) oraz wskazanie żądanej kwoty korekty lub opisu wady technicznej.
- Procedura korekt w KSeF: Po pozytywnym rozpatrzeniu sporu, Respect Energy wystawia ustrukturyzowaną fakturę korygującą i przesyła ją bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co pozwala księgowości na legalne i natychmiastowe zaktualizowanie kosztów operacyjnych spółki.