W przypadku nieotrzymania faktury za energię elektryczną firma powinna w pierwszej kolejności sprawdzić status dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) lub skontaktować się bezpośrednio z biurem obsługi klienta sprzedawcy. Szybkie wyjaśnienie opóźnienia chroni przedsiębiorstwo przed ryzykiem naliczenia odsetek za nieterminowe płatności.
- Weryfikacja repozytorium KSeF: Głównym krokiem dla działu księgowego jest zalogowanie się do ogólnokrajowego systemu e-faktur – jeśli ustrukturyzowana faktura została tam oficjalnie zarejestrowana, uznaje się ją za prawnie doręczoną, nawet jeśli tradycyjny plik PDF nie dotarł na adres e-mail firmy.
- Zgłoszenie opóźnienia do sprzedawcy: Jeżeli dokumentu nie ma w systemie skarbowym, należy skontaktować się z Respect Energy, podając dane rejestrowe spółki, numer telefonu oraz unikalny, 18-cyfrowy identyfikator przypisany do Punktu Poboru Energii (PPE).
- Opóźnienie odczytów z OSD: Częstą przyczyną braku faktury jest zwłoka w przekazaniu danych pomiarowych przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego (OSD). Sprzedawca nie może wystawić rachunku za zużyty wolumen megawatogodzin (MWh), dopóki dystrybutor nie prześle oficjalnego odczytu licznika.
- Audyt adresów i spamu: Warto sprawdzić filtry antyspamowe na firmowej skrzynce pocztowej oraz zweryfikować w umowie, czy wskazany adres do e-faktur nie zawiera błędów interliterowych, co blokuje automatyczną wysyłkę powiadomień.
- Kontrola harmonogramu z OWU: Sprawdź w Ogólnych Warunkach Umowy (OWU), czy Twoja grupa taryfowa (A, B, C) nie zakłada rozliczeń w dłuższych cyklach (np. dwumiesięcznych lub prognozowych), co naturalnie tłumaczy brak dokumentu w danym miesiącu.